Τι είναι το ERP
Στο άκουσμα του όρου ERP, πολλοί φαντάζονται ένα πολύπλοκο και δύσχρηστο σύστημα λογισμικού. Μπορεί κάπως έτσι να ξεκίνησε, αλλά σήμερα, ακόμα και οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις μπορούν να αξιοποιήσουν ένα σύστημα ERP για να μειώσουν τα λειτουργικά τους έξοδα, να αυξήσουν τα έσοδά τους και γενικά, να διαχειριστούν πιο αποδοτικά όλους τους διαθέσιμους πόρους τους.
ERP ορισμός
Το ακρωνύμιο ERP προέρχεται από τα αρχικά των λέξεων Enterprise Resource Planning, το οποίο μπορεί να αποδοθεί στα ελληνικά ως «σύστημα επιχειρησιακού σχεδιασμού». Στο internet υπάρχουν αμέτρητες αναλύσεις και επιστημονικά άρθρα για το ERP. Ωστόσο, ο επικρατέστερος ίσως ορισμός είναι πως το ERP είναι ένα σύστημα λογισμικού, το οποίο είναι επιφορτισμένο με το να διαχειρίζεται όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης, με απώτερο σκοπό την αύξηση του business performance (Wikipedia ορισμός ERP). Αυτό επιτυγχάνεται με την ορθολογικότερη οργάνωση και αξιοποίηση δεδομένων και πόρων της επιχείρησης (ανθρώπινου δυναμικού, υλικού, οικονομικών πόρων κ.λπ.)
ERP: Ιστορική αναδρομή
Από τη σύλληψή του, τη δεκαετία του ’90, όπου το ERP ξεκίνησε εισάγοντας λειτουργίες λογιστηρίου και διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων/μισθοδοσίας σε ένα MRP (Manufacturing Resource Planning), έχει εξελιχθεί τεχνολογικά με ταχύτατους ρυθμούς. Έτσι, τα σύγχρονα ERP έχουν πλέον ενσωματώσει κι άλλες δυνατότητες, όπως διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM), διαχείριση αποθήκης (warehouse management system – WMS), ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI), ακόμα και συστήματα διαχείριση ποιότητας (Integrated Quality Management – IQM).
Πολλοί συγχέουν τα συστήματα ERP με τα εμπορικά πακέτα λογισμικού. Ωστόσο, ένα ERP είναι κάτι πολύ παραπάνω από μια λογιστική διαχείριση.
Η διαφορά με αυτά είναι ότι ένα ERP επεξεργάζεται και αξιοποιεί όλα τα δεδομένα της επιχείρησης, υποστηρίζοντας όλες τις λειτουργίες της, που μπορεί να εκτείνονται από τις οικονομικές υπηρεσίες και τη διοίκηση ανθρώπινων πόρων, μέχρι την εφοδιαστική αλυσίδα και τις σχέσεις με τους πελάτες.
Όλα τα παραπάνω γίνονται εφικτά χάρη στην ενιαία βάση δεδομένων στην οποία καταχωρούνται όλες οι συναλλαγές και τα δεδομένα της επιχείρησης, τα οποία παρακολουθούνται σε πραγματικό χρόνο (ή σχεδόν πραγματικό κάποιες φορές).
Συνοπτικά τα οφέλη του ERP
Μια λύση ERP βοηθάει μία επιχείρηση να:
-
Αυξήσει τα έσοδά της
-
Βελτιώσει την αποτελεσματικότητά της, ενοποιώντας διάφορες εργασίες (Finance & Accounting, Manufacturing, Supply Chain, Customer Relationship Management, Human Resources, BI/Reporting)
-
Αυξήσει την παραγωγικότητα των ανθρώπων της, αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες της
-
Μειώσει τα λειτουργικά της έξοδα
-
Αυξήσει την ασφάλεια των επιχειρησιακών της δεδομένων
-
Αντλήσει και να αξιοποιήσει πληροφορίες από διαφορετικά τμήματα της εταιρείας
Τι περιλαμβάνει ένα σύστημα ERP;
Χαρακτηριστικά ERP
Όταν μια επιχείρηση έχει αναγνωρίσει τις γενικές και ιδιαίτερες ανάγκες της, και εξετάζει τις επιλογές της για μια λύση ERP, εκτός από το κόστος της λύσης και το κατά πόσο αυτή καλύπτει τις παραπάνω ανάγκες, έχει σημασία να εξετάσει και τα χαρακτηριστικά της ίδιας της λύσης, όπως και των επιπλέον υπηρεσιών που προσφέρει η εταιρεία ανάπτυξης ERP.
Έτσι, θα πρέπει να συγκριθούν τα επιμέρους χαρακτηριστικά των ERP προγραμμάτων, καθώς και των εταιρειών ανάπτυξής τους, ώστε οι διαδικασίες μετάβασης, εγκατάστασης, εκμάθησης και τελικά χρήσης της εφαρμογής, να ολοκληρωθούν έγκαιρα και χωρίς προβλήματα.
Πιο συγκεκριμένα, τα χαρακτηριστικά και οι επιπλέον υπηρεσίες που πρέπει να εξεταστούν είναι:
-
Έκδοση εφαρμογής: Καλύπτονται οι ανάγκες της επιχείρησης από τα έτοιμα πακέτα μιας έκδοσης ERP;
-
Χρόνος υλοποίησης: Πόσο θα διαρκέσει η ολοκλήρωση και παράδοση της λύσης;
-
Δυνατότητα μεταφοράς δεδομένων: Τι έτοιμες επιλογές παρέχονται για data migration;
-
Συχνότητα αναβάθμισης: Πόσο συχνά αναβαθμίζεται το ERP ώστε να συμπεριλαμβάνει καίριες διορθώσεις και να καλύπτει/προσθέτει νέες δυνατότητες;
-
Τύπος εγκατάστασης και deployment options: Υπάρχει η δυνατότητα επιλογής μεταξύ SaaS (Software as a Service) και on-premise (in-house) μοντέλου;
-
Security: Τι ασφάλεια παρέχει όσον αφορά τα επιχειρησιακά δεδομένα και πληροφορίες;
-
Ταχύτητα: Πόσο γρήγορα «φορτώνει» τις πληροφορίες/δεδομένα που χρειάζεται η επιχείρηση;
-
Scalability: Πόσο έτοιμο είναι το σύστημα ERP ώστε να ενσωματώσει τυχόν απαιτούμενες αλλαγές, καθώς η επιχείρηση θα αναπτύσσεται και επεκτείνεται;
-
Adaptability: Υπάρχει η δυνατότητα προσαρμογής της λύσης στις ιδιαίτερες ανάγκες της επιχείρησης;
-
Platform: Πόσο φιλική στο χρήστη, είναι η πλατφόρμα ERP;
-
Training: Υπάρχει δυνατότητα εκπαίδευσης, αλλά και συνεχούς πληροφόρησης για τις νέες εκδόσεις;
